E-mail is een prachtig middel, maar soms een grote bron van stress. De tijd die het kost om je email weg te werken en de continue afleiding van nieuwe berichten, Kim Spinder schreef er een boek over. In ‘We Quit Mail’ schrijft ze over haar ervaringen toen ze stopte met email en hoe dat haar leven veranderde. Stoppen is misschien wel heel drastisch, maar leren hoe je goed om kunt gaan met e-mailberichten en je best doen om te minderen, kan je veel opleveren.
Tip 1 – Eén keer per dag
Check je inbox één keer per dag, tijdens je werkuren. Zorg dat je hier genoeg tijd voor neemt en plan dit van tevoren in je agenda. Ze weet je zeker dat je er op dat moment de tijd voor kunt nemen om alle e-mail weg te werken. Check jij het liefst meerdere moment per dag je e-mail? Niet doen! Eén keer per dag zorgt voor minder versnippering en minder versnippering levert volgens onderzoekers meer productiviteit op [1].
Bedrijven zoals Volkswagen en Lidl België en Luxemburg hebben het beleid dat medewerkers tussen 18:00 uur en 7:00 uur geen interne mails kunnen lezen of sturen [2]. Op deze manier willen ze zorgen voor meer ontspanning bij hun medewerkers.
Tip 2 – Alleen checken als je tijd hebt om te antwoorden
Check je je e-mail? Doe dat dan alleen op een moment dat je ook tijd hebt om te antwoorden. (En dus niet onder je les 😉). Wanneer je je e-mail even tussendoor checkt, geeft het je informatie waar je op dat moment niets mee kunt. Je hebt namelijk geen tijd om iets af te handelen, na te zoeken of om te reageren. Jammer van je tijd want op een later tijdstip moet je er nog een keer naar kijken. (Óf je vergeet dat je er iets mee moest…)
Tip 3 – De twee-minuten-regel
Wat in twee minuten kan, doe dat meteen! Dat is de twee-minuten-regel die David Allen beschrijft in zijn boek Getting Things Done (Allen, 2015) [3]. Het kost meer tijd om dat klusje, die mail of het telefoonnummer weer op te zoeken en er weer bij stil te staan dan dat je het meteen uitvoert. Dus meteen actie! Heb je ergens meer tijd voor nodig? Plan het dan in je agenda.
Tip 4 – Inbox zero
Inbox zero is een methode van Merlin Mann waarbij je ervoor zorgt dat je mailbox leeg blijft [4]. Daarnaast heb je een duidelijk overzicht van de mails waar je nog iets mee moet. Ik werk er al een hele poos mee en het geeft mij veel overzicht.
Bij alle mail die binnenkomt stel ik mezelf de vraag: moet ik hier iets mee? Is het antwoord nee dan kan de mail meteen weg. Is het antwoord ja en kost het me weinig tijd dan handel ik het meteen af. (De twee-minuten-regel 😀) Wanneer ik meer tijd nodig heb, dan plan ik het in. Op deze manier houd je je mailbox leeg en heb je goed overzicht.
Tip 5 - Schrijf je uit voor (bijna alle) nieuwsbrieven
Hoeveel nieuwsbrieven ontvang je per week in je inbox. En welke lees je ook echt? Bekijk dat eens kritisch. Welke nieuwsbrieven vind je (toch) niet interessant, welke lees je niet en aan welke kom je toch nooit toe? Schrijf je uit voor al die nieuwsbrieven. Het is alleen maar vervuiling van je inbox en zorgt voor minder overzicht.
Tip 6 - The 5-Sentence Email
De Amerikaanse Andreea Ayers van (destijds) Launch Grow Joy ontdekte The 5-Sentence Email [5]. Je leest het goed: een e-mail van vijf zinnen. Om jezelf tijd te besparen maar ook die van de lezer, schrijf je korte en bondige e-mails. In de mails beantwoord je vijf vragen: wie ben je, wat wil je, waarom vraag je mij, waarom moet ik doen wat je zegt en wat is de volgende stap?
Probeer het eens. O ja, alles moet kort op één ding na: complimenten en vriendelijke woorden mogen ongelimiteerd.
Tip 7 - Verander de cc-cultuur
Je zou voor de aardigheid eens moeten kijken welke mails direct aan jou gericht zijn en welke je via Carbon Copy (CC) hebt ontvangen. Want met die cc-mails hoef je vaak zelden iets. Er zijn verschillende redenen waarom afzenders hun mail op deze manier versturen: ter informatie, om je te laten meelezen, voor de zekerheid, omdat ze eigenlijk niet weten bij wie ze moeten zijn of om zichzelf in te dekken.
Wanneer je verandering in deze cultuur wilt brengen zul je het moeten bespreken met je team. Maak samen afspraken hierover. Daarnaast geldt ook hier: wil je iets veranderen, begin bij jezelf. Wees kritisch op je eigen cc-gebruik.
Kushlev, K., & Dunn, E. W. (2014, 22 november). Checking email less frequently reduces stress. ScienceDirect. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0747563214005810
Na 18 uur geen mails meer bij Lidl. (2018, 31 augustus). Lidl Belgium. https://corporate.lidl.be/nl/duurzaamheid/nieuws/na-18-uur-geen-mails-meer-bij-lidl
Allen, D. (2015). Getting Things Done - De kunst van stressvrije productiviteit (Herz. Ed.). AW Bruna.
Burgess, M., (2018, 17 februari). Email is broken. Here's how to realise your inbox zero dream. Wired, https://www.wired.co.uk/article/inbox-zero-outlook-gmail-tips-how-to
Vozza, S., (2013, 8 mei), Productivity Lifesaver: The 5-Sentence Email. Entrepreneur Europe. https://www.entrepreneur.com/article/226581